公司內(nèi)前臺管理的意義
添加時間：2018-12-17 10:19:01
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公司設(shè)置前臺有必要嗎？前臺是公司的一個門面，陌生人到公司接觸到的第一個就是前臺，前臺不僅僅起一個引導(dǎo)的作用，還一定程度中代表了公司形象。前臺的工作關(guān)系到公司的整體形象和業(yè)務(wù)開展的質(zhì)量甚至成敗，它是一種對信息的接收、歸納分解以至處理的過程。它可以練就一個人分析問題解決問題的能力，短時間可以讓一個人獲得快速的成長。
首先從前臺人員怎么迎接客人進門，怎樣沏茶倒水，到引見給客人想找的公司人員，從她說話的語氣，可以判斷此公司是否經(jīng)常性的對員工進行培訓(xùn)，從而可進一步得知公司整體綜合素質(zhì)。可能很多人認為前臺接待是沒有技術(shù)含量的工作，但是前臺人員是需要在禮儀方面有一定基礎(chǔ)的，也要對辦公室工作很了解的，更需要有一定的耐心和細心。其實前臺要做的不是機械化地重復(fù)接聽電話打文稿這些，她的工作也是能充份體現(xiàn)一個人的思維是否靈活，做事情是否靈敏。而她的肢體語言待人接物，不只是體現(xiàn)她本人的綜合素質(zhì)，亦是公司的整體素質(zhì)的體現(xiàn)。她的一舉一動卻代表著整個公司。因此前臺人員不僅僅只是形象好氣質(zhì)佳這么簡單,個人的綜合素質(zhì)也是至關(guān)重要的。
前臺不論是在接聽電話還是在接待客戶，面帶微笑是最重要的，讓客戶意識到這家公司的員工都是積極向上，朝氣蓬勃的。如果要找的相關(guān)人員沒在--客戶來訪時間、公司名稱、因何事找何人，這些詳細的工作應(yīng)作記錄一定要做好。以方便及時通知相關(guān)人員。交待文件時能做到分門別類的，盡量做到最細。轉(zhuǎn)交時一定要雙手遞過去，這是很多公司，很多領(lǐng)導(dǎo)很在意的。
前臺收發(fā)文件是否及時也會對公司的某項工作有一定的影響。不論是打印文稿，還是收發(fā)傳真，都要做到及時，準確。前臺也是外界人士與公司人員溝通的連接員。所以前臺的工作在公司的整個運行鏈中居于重要地位，一榮俱榮，一毀俱毀。每個前臺都必須嚴格要求自己。
日常前臺的工作有哪些禮儀呢？
①迎接禮儀
應(yīng)立即招呼來訪客人：應(yīng)該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的，要表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止起立迎接，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不必一定要與來客握手。
主動熱情問候客人：打招呼時，應(yīng)輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認識的客人，稱呼要顯得比較親切。
陌生客人的接待：陌生客人光臨時，務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓？請問您是哪家公司？
②接待禮儀
接待客人要注意以下幾點。
a)客人要找的負責人不在時，請客人留下聯(lián)系方式。
b)客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間。
c)接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。
d)在樓梯的引導(dǎo)方法。當引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
當我們接到一個外線電話時，應(yīng)該遵循以下流程：
①使用以下語句：“您好，xxxx。”
②不同的來電者可能會要求轉(zhuǎn)接到某些人。任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書或助理那里。這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)們不被無關(guān)緊要的電話打擾。
③如果來電者要求轉(zhuǎn)接某個職位的人，如“請找你們的人力資源總監(jiān)聽電話好嗎？”“我?guī)湍戕D(zhuǎn)到他辦公室。”然后，我們試著將電話轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書哪里。
④如果來電者說出要找的人的名字——你必須回答：“請稍等，我?guī)湍戕D(zhuǎn)到他的辦公室。”然后，試圖將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)秘書。
如果秘書的電話占線或找不到秘書——你必須回答：“對不起，**先生電話正占線，請問您有什么事我可以轉(zhuǎn)告嗎?”
⑤如果你知道相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室——你必須說：“對不起，**先生暫時不在辦公室，請問有什么事情我可以轉(zhuǎn)告嗎？”或者說“對不起，**先生去出差了，請問有什么事情可以轉(zhuǎn)告嗎?”千萬不要在不了解對方的動機、目的是什么時，隨便傳話，更不要在未授權(quán)的情況下說出指定受話人的行蹤或?qū)⑹茉捜说氖謾C號碼或家庭電話號碼告訴來電者。
⑥如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，你必須說“有什么可以幫到您的嗎？”通過與他的對話了解來電者的目的。如果是投訴電話，你應(yīng)該仔細聆聽后，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)那里。如果是一般性的推銷電話，你必須說：“對不起，**先生外出了，他的秘書暫時聯(lián)系不上，您需要我轉(zhuǎn)達什么信息嗎？”
⑦如果來電者撥錯了號碼，你必須說“對不起，您是不是打錯了呢？這里是x”。
⑧如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時，你必須說：“對不起先生，您能稍等一會，讓我接聽另外一個電話好嗎？”
⑨在轉(zhuǎn)接電話的時候，如果你知道的話，告訴領(lǐng)導(dǎo)或秘書來電者的姓名。
⑩當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。
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